Puede parecer simple, pero extrañamente no es tan fácil definir con precisión la gestión del cumplimiento, o para el caso, explicar la importancia de la gestión del cumplimiento y cómo mejora su postura de seguridad de la información. Dediquemos algo de tiempo a hacer precisamente eso y a ver ejemplos clave de las mejores prácticas de gestión del cumplimiento, incluyendo los KPI (Indicadores Clave de Rendimiento) de cumplimiento, los incidentes de seguridad, la formación de los empleados y el tiempo de respuesta a los incidentes.
Con el fin de adherirse a las regulaciones pertinentes y las normas de la industria, su organización debe prestar mucha atención a la gestión del cumplimiento, no sólo como un ejercicio de marcar casillas, sino como algo intrínseco fundamental dentro de su negocio. La aplicación de las mejores prácticas de cumplimiento le ayudará a evitar riesgos, fomentar la confianza con las partes interesadas y mantener la integridad legal y ética.
Entender la gestión del cumplimiento
La gestión del cumplimiento se refiere al proceso de desarrollar, implementar y mantener prácticas que permitan a las empresas cumplir con las obligaciones reglamentarias. Implica identificar las normas y reglamentos aplicables, evaluar los riesgos, desarrollar políticas y procedimientos, aplicar medidas de cumplimiento, supervisar y auditar (primero interna y luego externamente) el cumplimiento, responder a las no conformidades y mejorar continuamente el cumplimiento en toda la organización.
La gestión del cumplimiento se refiere al proceso de desarrollar, aplicar y mantener prácticas que permitan a las empresas cumplir con las obligaciones reglamentarias
La importancia de la gestión del cumplimiento
El cumplimiento normativo garantiza que su empresa opera dentro de los límites legales, ayudándole a evitar sanciones, multas y consecuencias jurídicas. También mejora la seguridad de la información, protegiendo los datos confidenciales de su organización, sus empleados y sus clientes frente a accesos no autorizados, infracciones o ciberamenazas
Las brechas son más comunes de lo que uno podría pensar o esperar. De hecho, según Coût d'une violation de données 2022" d'IBM, para el 83% de las empresas no se trata de si se producirá una filtración de datos, sino de cuándo. En 2022, la proporción de brechas causadas por ransomware creció un 41%. Curiosamente, la IA (Inteligencia Artificial) y la automatización disminuyeron el tiempo necesario para contener las brechas y las organizaciones que tenían un programa de IA y automatización completamente desplegado fueron capaces de identificar y contener una brecha 28 días más rápido que las que no lo tenían.
(Forbes)
La gestión del cumplimiento no sólo le ayudará a evitar incidentes de seguridad potencialmente devastadores, sino que también le ayudará a generar confianza entre las partes interesadas, incluidos clientes, socios e inversores. El compromiso demostrado con el cumplimiento de las normas infunde confianza en la capacidad de su organización para proteger la información confidencial y salvaguardar los intereses de las partes interesadas.
Descripción general de las prácticas de gestión del cumplimiento
Para establecer un sólido programa de gestión del cumplimiento, su organización debe seguir un conjunto de buenas prácticas:
Identificación de los requisitos normativos
Para comenzar el proceso de gestión del cumplimiento normativo, debe reconocer el panorama normativo que se aplica a su sector y a su ubicación geográfica.
Conocer la normativa aplicable
Identificar las normativas específicas que son relevantes para su negocio es crucial. Estas pueden incluir normativas específicas del sector, como la HIPAA para la atención sanitaria o el GDPR (Reglamento General de Protección de Datos) para la protección de datos.
Entender las obligaciones de cumplimiento
Una vez identificada la normativa aplicable, dedique algún tiempo a comprender a fondo sus obligaciones de cumplimiento. Esto implica el estudio de los requisitos, directrices y obligaciones descritas por los organismos reguladores responsables de hacer cumplir estas regulaciones.
Evaluación de los riesgos de cumplimiento
Después de identificar los requisitos normativos, evalúe los riesgos potenciales asociados al incumplimiento.
Evaluación de las vulnerabilidades de cumplimiento
Al llevar a cabo una evaluación exhaustiva, debería ser capaz de identificar las vulnerabilidades y debilidades en sus procesos y sistemas actuales que pueden plantear riesgos de cumplimiento. Esta evaluación debe tener en cuenta tanto los factores internos como externos que podrían afectar al cumplimiento.
Evaluación de riesgos en la gestión del cumplimiento normativo
Una evaluación de riesgos exhaustiva le ayudará a priorizar y asignar recursos para abordar los riesgos de cumplimiento más críticos. Implica evaluar la probabilidad y el impacto potencial de el incumplimiento y determinar las estrategias adecuadas para hacer frente al riesgo.
Desarrollo de políticas y procedimientos de cumplimiento
Una vez que se hayan evaluado los riesgos de cumplimiento, tendrá que desarrollar políticas y procedimientos que describan claramente cómo su organización cumplirá con sus obligaciones de cumplimiento.
Creación de políticas de cumplimiento eficaces
Las políticas de cumplimiento eficaces deben proporcionar una orientación clara sobre los comportamientos, procesos y controles esperados para garantizar el cumplimiento de la normativa pertinente en toda la empresa. Estas políticas deben estar alineadas con las mejores prácticas de la industria y adaptadas a las necesidades específicas de su empresa.
Diseño de procedimientos exhaustivos
Las políticas de cumplimiento contienen instrucciones paso a paso que los empleados deben seguir. Estos procedimientos deben cubrir varios aspectos, como el manejo de datos, los controles de acceso, la respuesta a incidentes y los requisitos de información.
Implementación de medidas de cumplimiento
Una vez establecidas las políticas y procedimientos, debe implementar las medidas necesarias para garantizar el cumplimiento en toda la organización.
Ejecución de estrategias de cumplimiento
Lo mejor es ejecutar sus estrategias de cumplimiento mediante la implementación de los controles, sistemas y procesos necesarios descritos en sus políticas y procedimientos. Esto incluye la configuración de controles de seguridad, la implementación de restricciones de acceso y el despliegue de mecanismos de supervisión.
Despliegue de iniciativas de cumplimiento
Una vez definidos los requisitos y las estrategias de cumplimiento, tendrá que poner en marcha las iniciativas de cumplimiento de forma efectiva.
Vigilancia y auditoría del cumplimiento
La supervisión y la auditoría continuas son componentes vitales de la gestión del cumplimiento para garantizar el cumplimiento continuo de la normativa y las normas del sector.
Vigilancia periódica del cumplimiento
La supervisión periódica del cumplimiento implica el control activo de procesos, sistemas y actividades para garantizar que se mantienen en línea con los requisitos de cumplimiento. Esto incluye la supervisión en tiempo real del acceso a los datos, los registros del sistema y las actividades de los empleados para identificar cualquier problema potencial de cumplimiento.
Realización de auditorías de cumplimiento
Las auditorías de cumplimiento son evaluaciones sistemáticas de los esfuerzos de cumplimiento de una organización para identificar áreas de incumplimiento y evaluar la eficacia de los controles existentes. Las auditorías pueden ser realizadas internamente o por auditores externos para garantizar una evaluación imparcial
Respuesta al incumplimiento
Cuando se produzcan incidentes de incumplimiento, necesitará disponer de procedimientos para abordarlos con prontitud y eficacia.
Cumplimiento de la normativa
En caso de que se produzca una infracción, asegúrese de que dispone de planes de respuesta a incidentes que describan los pasos a seguir. Esto incluye la contención, la investigación, la reparación y la notificación de la infracción a las autoridades competentes
Acciones correctivas por incumplimiento
Debe establecer un proceso para aplicar medidas correctivas cuando se detecte un incumplimiento. Esto puede implicar la actualización de políticas y procedimientos, la mejora de los programas de formación o la aplicación de controles adicionales para evitar que se produzcan en el futuro.
Formación y educación para el cumplimiento
La formación y educación de los empleados es vital para crear una cultura de cumplimiento dentro de su empresa.
Importancia de la Formación en Cumplimiento
Según Informe sobre investigaciones de filtraciones de datos 2023 de Verizon, en el 74% de las filtraciones interviene el elemento humano, por lo que es vital que utilice la formación sobre cumplimiento para asegurarse de que sus empleados comprenden sus funciones y responsabilidades en relación con el cumplimiento. La formación en materia de cumplimiento educa a los empleados sobre las normativas, políticas y procedimientos que deben seguir, capacitándoles para tomar decisiones informadas y contribuir a mantener el cumplimiento. Sin embargo, una cosa que hay que recordar es que, como escribe la “atleta” del cumplimiento Courtney Sander, “los resultados de las pruebas de formación por sí solos no sirven para prevenir o detectar conductas indebidas” En su lugar, debe determinar sus propias métricas de formación y recordar que los resultados de la formación son mucho más importantes que las puntuaciones o las tasas de finalización cuando se trata de la formación de cumplimiento.
Construir una cultura de cumplimiento
Debe esforzarse por fomentar una cultura de cumplimiento promoviendo la concienciación, la rendición de cuentas y la responsabilidad entre los empleados a todos los niveles. Esto implica proporcionar formación continua, comunicar la importancia del cumplimiento y recompensar los logros en materia de cumplimiento
Documentar e informar sobre el cumplimiento
La documentación y los informes precisos son esenciales para demostrar los esfuerzos de cumplimiento y proporcionar pruebas de la adhesión a las regulaciones.
Mantenimiento de registros para el cumplimiento
Es importante que mantenga registros exhaustivos de las actividades relacionadas con el cumplimiento, incluidas las políticas, los procedimientos, los registros de formación, las evaluaciones de riesgos y la documentación de respuesta a incidentes. Estos registros sirven como prueba de los esfuerzos de cumplimiento y se pueden consultar durante las auditorías o investigaciones.
Directrices para la presentación de informes de cumplimiento
Establezca directrices para informar sobre incidentes, infracciones o preocupaciones relacionados con el cumplimiento. Unos canales de información claros permiten a los empleados plantear problemas de cumplimiento sin temor a represalias, lo que garantiza una resolución oportuna y la prevención de nuevos incumplimientos.
Mejora continua del cumplimiento
La gestión de la conformidad debe ser un proceso iterativo, de modo que usted se esfuerce constantemente por mejorar
Evaluación del cumplimiento de la normativa
La evaluación periódica del desempeño en materia de cumplimiento le permitirá valorar la eficacia de sus esfuerzos de gestión del cumplimiento. Esto se puede hacer a través de autoevaluaciones, auditorías internas o revisiones externas para identificar áreas de mejora e implementar los cambios necesarios.
Implementación de mecanismos de retroalimentación
Fomente los comentarios de los empleados, las partes interesadas y los reguladores para obtener información sobre los retos de cumplimiento y las oportunidades de mejora. Los mecanismos de retroalimentación, como encuestas, buzones de sugerencias o líneas directas de cumplimiento, facilitan la comunicación y le ayudarán a perfeccionar las estrategias de cumplimiento de su organización
Como puede ver, la gestión del cumplimiento es compleja y no se trata simplemente de una obligación reglamentaria; es un aspecto vital para mantener la seguridad de la información y crear confianza dentro de su organización.
Al comprender y aplicar las mejores prácticas de cumplimiento, como el establecimiento de KPI de cumplimiento, la respuesta a incidentes de incumplimiento, la priorización de la formación de los empleados y la mejora continua de los esfuerzos de cumplimiento, puede mejorar su postura de seguridad de la información y garantizar la integridad legal y ética.
